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7 Tipps, um nicht im Spam-Ordner zu landen

Im besten Fall sind Spam-Mails ein Ärgernis, das Zeit und ev. Konzentration kostet. Im schlimmsten Fall landen zusammen mit dem Spam-Mail Ransomware oder sonstige Bedrohungen im Posteingang.

Am effizientesten schützen Lösungen, die den gesamten Mailverkehr absichern und dank ausgeklügelter Algorithmen und Filter unerwünschte Nachrichten automatisch entfernen.

Was aber, wenn die eigenen Nachrichten als Spam markiert und somit wichtige Geschäftsmails möglicherweise nicht zugestellt werden? Wir haben 7 Tipps für eine möglichst sichere Zustellung Ihrer E-Mail gesammelt:

Explizites White-Listing im E-Mail-System: Tragen Sie die Absender-Domains wichtiger Geschäftspartner in Ihre White-List ein und bitten Sie Ihre Ansprechpartner, dies ebenso mit Ihrer Domain zu tun. Als Vorstufe ist es bereits hilfreich, wenn die Kontakte im Adressbuch hinzugefügt wurden, um auch lokale Routinen zu besänftigen.

Verwendung von „E-Mail Authentication“: Damit verhindern Sie, dass fremde Systeme Ihre Domain als Absende-Adresse angeben können. Drei wesentliche Mechanismen sollten im System aktiviert sein:

  • Sender Policy Framework (SPF) – der Vergleich von „DNS records“ mit IP Adressen
  • Domain Keys Identified Mail (DKIM) – verhindert eine Veränderung von E-Mails während des Transportes
  • Domain-Based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) – eine Kombination der beiden oben genannten Mechanismen


Überwachung der Sende-Statistiken: Überprüfen Sie diese Reports regelmäßig auf Unregelmäßigkeiten wie beispielsweise „Bounces“: Analysieren Sie E-Mails, die nicht angenommen werden, und beheben Sie die Ursachen. Dazu ist es sinnvoll, regelmäßig externe Black Lists zu überwachen, um sicherzugehen, dass die eigene Domain nicht dort auftaucht.

Selbst gepflegte Verteilerlisten: Nutzen Sie nur Ihre eigenen, selbst erstellten E-Mail-Verzeichnisse. Die Verwendung von zugekauften Listen aus mitunter fragwürdigen Quellen kann die gesamte Reputation der E-Mail-Domäne schädigen.  

Nutzerfreundliche E-Mail-Newsletter: Bieten Sie Ihren Lesern eine einfache Möglichkeit an, sich vom Newsletter abzumelden oder ev. die Häufigkeit der Zusendungen zu reduzieren. Inaktive Abonnenten können noch einmal extra adressiert werden, sollten danach aber nicht mehr kontaktiert werden, um nicht direkt von Empfängern auf eine Spam-Liste gesetzt zu werden. Bei der Nutzung externer Newsletter-Dienste bitte die Anpassung der E-Mail Authentication beachten!

Optimierter Inhalt der E-Mails: Zu „kleine“ E-Mails werden ebenso wie zu „große“ Nachrichten fälschlicherweise leicht als Spam markiert. Auch zu viele Grafiken in E-Mails wirken oftmals verdächtig.

Unterschiedliche Systeme bzw. IP-Adressen: Service-Provider und Spam-Filter registrieren wesentliche Veränderungen bei der Durchführung des E-Mail-Versands. Eine punktuelle hohe Anzahl an E-Mails oder Kampagnen mit hohem Datenvolumen können dazu führen, dass die eigene Domäne Strafpunkte bekommt und gesperrt wird. Verwenden Sie daher unterschiedliche Systeme bzw. IP-Adressen, um Newsletter-Versand und Marketing-E-Mails von persönlichen, individuellen Nachrichten zu trennen.

Mit einer individuellen Spam-Skala sowie adaptierbaren Filter-Möglichkeiten und Spam-Aktionen können Sie professionelle Mail-Security-Lösungen gezielt an Ihren Bedarf anpassen. Das Demo-Interface von IKARUS mail.security erlaubt Ihnen Einblicke in die Möglichkeiten einer zentraler Spam- und Viren-Lösung.